Blogs / Ieteikumi un idejas aptauju veidošanai

Online anketēšanas priekšrocības(0)

Didzis Sprūds | ceturtdiena, 2009. gada 10. septembris

Anketām, kas ir veidotas online vidē, salīdzinot ar anketām Word formātā un papīra formātā, ir virkne priekšrocības:

Ērtums, kas paaugstina respondentu atsaucību

Veicot online aptaujas, respondentam nav nepieciešams anketas formu lejupielādēt, saglabāt datorā un pēc tam sūtīt ar e-pasta starpniecību. (pretstatā gadījumiem, kad anketēšana tiek veikta, izmantojot Word formāta dokumentus). Tas nozīmē, ka aizpildīt aptauju tiešsaistē ir ne tikai vienkāršāk un ātrāk, bet tas palielina arī respondentu atsaucību.

Dažādi anketas izplatīšanas kanāli

Laba online aptauju veidošanas sistēmas piedāvā dažādus veidus, kā anketas izplatīt – izsūtot uz e-pastiem, ievietojot linku (saiti) mājaslapā, vai arī pilnībā integrējot aptaujas formu kādā no mājaslapas sadaļām. Daži rīki piedāvā aptauju pat publicēt savā Twitter kontā... Gadījumā, ja anketēšana tiek veikta, izmantojot anketu, kas izgatavota Word formātā, to gandrīz vienmēr būs iespējams lejupielādēt tikai kā failu, noklikšķinot uz norādītās saites, tādējādi liedzot izmantot citus publicēšanas kanālus un samazinot kopējo aizpildīto anketu skaitu.

Fleksibilitāte

Ja anketēšana tiek veikta, izmantojot anketas papīra formātā, tiklīdz anketas tiek nodrukātas, tās koriģēt vairs nav iespējams. Online aptauju gadījumā, anketas jautājumu koriģējumi iespējami pat tad, kad anketēšana jau uzsākta.

Ietaupīts laiks, nauda, enerģija

Veicot anketēšanu papīra formā, tradicionālā darba kārtība ir sekojoša: tiek izveidota anketa Word formātā, anketas tiek izdrukātas, tiek apdrukātas aploksnes un pirktas pastmarkas; anketas tiek sakniedētas, ieliktas aploksnēs un nestas uz pastu, pēc dažām dienām respondents anketu saņem un var ar pildspalvu rokrakstā to aizpildīt, tad atkal likt aploksnē un sūtīt atpakaļ nosūtītājam. Pēc nepilna mēneša, kad respondenti anketas ir atsūtījuši atpakaļ, anketas autors var sākt burtot nesalasāmos rokrakstus, veidot datubāzes anketu apkopšanai un kalkulēt rezultātus. Elektroniska anketēšana aiztaupa lielu daļu no šiem soļiem, tādējādi būtiski ieekonomējot gan laiku, gan naudu. Veidojot anketas formas online vidē, ir tikai trīs soļi: 1) Izveidot anketu; 2) Nosūtīt to uz e-pastiem vai publicēt mājaslapā; 3) Saņemt jau apkopotus rezultātus.

Augstāka datu kvalitāte

Ja papīra anketās respondents var ierakstīt ciparu vietā burtus, datuma vietā tekstu, sniegt atbildes tikai uz dažiem anketas jautājumiem, online anketēšanas gadījumā iegūtie dati būs daudz viendabīgāki, jo ir iespēja gan norādīt to, kuri aptaujas anketas jautājumi ir obligāti (neaizpildot šos jautājumus, anketu nosūtīt nav iespējams), gan arī noteikt katram anketas laukam savu formātu – par piemēru, datuma lauka vietā varēs ievadīt tikai datumu, tur, kur lūgts norādīt skaitlisku informāciju, būs iespējams ievadīt tikai ciparus.

Vieglāk iepazīstināt ar rezultātiem

Tiklīdz anketēšana ir noslēgusies, bieži vien, nepietiek, ka ar anketas rezultātiem ir iepazinies pats anketas veicējs – ar tiem nepieciešams iepazīstināt arī kolēģus, priekšniecību, partnerus vai sabiedrības grupas. Ja anketēšanai ir tikušas izmantotas anketas papīra formātā vai dokumenti Word formātā, ir nepieciešams veidot pārskatu, publicēt to, vai sūtīt uz elektronisko pastu kā pielikumu. Turpretī online aptaujas gadījumā, Jums tikai jāiekopē saite – to varat nosūtīt uz e-pastu gan kolēģiem, gan publicēt mājaslapā.

Rezultātus iespējams iegūt momentāni

Veicot anketēšanu tradicionālā veidā (izmantojot papīra anketas vai Word dokumentus), bieži anketēšanas rezultāti ir zināmi tikai tad, kad anketēšana ir beigusies un ir pagājis laiks, kamēr ir tikuši apkopoti rezultāti. Izmantojot aptaujas online vidē, tiklīdz respondents anketu aizpilda, respondenta nosūtītie dati automātiski papildina rezultātu kopsavilkumus un tendences ir iespējams saskatīt pat pirms anketēšanas beigām.

Vai Jūs zināt, ko domā Jūsu darbinieki, vai arī domājat, ka zināt, ko tie domā?(0)

Didzis Sprūds | otrdiena, 2009. gada 31. marts

Šī vārdu spēle, patiesībā, ir daudz nopietnāka kā varētu šķist. Tā slēpj gan izaugsmes, gan zaudējuma potenciālu.

Nav apšaubāms fakts, ka katra uzņēmuma vērtīgākais resurss ir tā darbinieki. Tāpēc ir ļoti svarīgi, ka darbinieku idejas, viedokļi, ieteikumi un vajadzības tiek sadzirdētas un ņemtas vērā.

Elektroniska anketēšana ir viens no efektīvākajiem veidiem, kā novērtēt un izprast darbinieku attieksmi, viedokļus un motivāciju, sekmēt komunikāciju un veicināt jaunu ideju ieviešanu. Tas ir spēcīgs instruments, ar kura palīdzību var uzlabot ne tikai darbinieku produktivitāti, lojalitāti un apmierinātību ar darbu. Tas spēj ietekmēt arī uzņēmuma finansiālos rezultātus - pozitīva darbinieku attieksme un motivācija veicina augstāku klientu apmierinātību un lojalitāti, veido pozitīvu uzņēmuma tēlu, kas nodrošina labākus uzņēmuma darbības rezultātus.

Pastāv dažādi anketēšanu veidi, kuri tiek pielietoti personāla vadības jomā: darbinieku attieksmes aptaujas, darbinieku apmierinātības aptaujas, darbinieku viedokļa aptaujas, noslēguma aptaujas, un arī ietvertās tēmas var būt visdažādākās: iekšējā komunikācija, snieguma novērtēšana, atalgojums un bonusi, vadības stils, apmierinātība, uzņēmuma kultūra, pārmaiņas organizācijā, kvalitāte, produktivitāte, uzņēmuma tēls, ētika, darbs komandā, pārmaiņas un inovācijas.

Cilvēki, uzņēmuma kultūra un mērķi strauji mainās. Lai mainīgajā tirgus situācijā uzņēmums spētu operatīvi reaģēt, atgriezenisko saiti no uzņēmuma darbiniekiem ir nepieciešams iegūt šodien, nevis pēc 3 mēnešiem vai pus gada, kad ieplānots veikt ikgadējo darbinieku aptauju, jo tas, ka kaut kas strādāja pirms sešiem mēnešiem, nenozīmē, ka tas strādā joprojām. Pievēršot uzmanību tam, ko Jūsu darbinieki domā (un nevis tam, ko Jūs domājat, ka tie domā), Jums ir iespēja būt soli priekšā un pieņemt tālredzīgus lēmumus. Regulāri veiktas anonīmas aptaujas ļaus izprast darbinieku bažas un adekvāti reaģēt pirms šie apstākļi ir negatīvi ietekmējuši uzņēmuma darbību.

Izmantojiet to zināšanu un pieredzes potenciālu, kas Jums ir! Es ticu, ka katrā darbiniekā slēpjas potenciāls un idejas, kā padarīt uzņēmuma darbību efektīvāku un samazināt izmaksas. Idejas un ierosinājumi, kā uzlabot uzņēmumam darbību un samazināt izmaksas šajā ekonomikas lejupslīdes laikā, var kļūt par izšķirošo faktoru, kas noteiks uzņēmuma turpmāko darbību.

Daudzi, iespējams, iebildīs, ka elektroniska anektēšana un pētījumi ir sarežģīts un dārgs "prieks", kuru uzņēmums var atļauties tikai reizi gadā. Atļaušos oponēt. Lai veiktu darbinieku aptaujas, vairs nav nepieciešams algot pētījumu aģentūras vai IT uzņēmumus, kas izstrādātu anketēšanas rīku - to ātri un vienkārši iespējams paveikt, izmantojot datu vadības sistēmu E-formas.lv (www.e-formas.lv)

E-formas anketēšanas rīks ļaus Jums novērtēt un izprast darbinieku attieksmi, viedokļus, motivāciju un palīdzēs sekmēt augstāku produktivitāti, efektīvāku komunikāciju, augstāku darbinieku apmierinātību, augstāku darba kvalitāti, jaunu ideju veicināšanu, paaugstinātu darbinieku lojalitāti un cilvēkresursu efektīvāku izmantošanu.

Izmēģiniet un varu Jums apsolīt - Jūs būsiet patīkami pārsteigti, cik efektīvi un vienkārši ir izmantot E-formas.lv Konfidencialitāti garantējam!

8 ieteikumi, kā uzlabot respondentu atsaucību(0)

Didzis Sprūds | piektdiena, 2008. gada 4. jūlijs

To, cik no nosūtītajām aptaujām tiks aizpildītas, nosaka dažādi faktori - auditorija, anketas tēma un satura kvalitāte, veids, kā par anketu tiek informēts u.c. Zemāk norādīti paņēmieni, kurus iespējams izmantot, lai panāktu to, ka Jūsu aptauju aizpilda pēc iespējas lielāks skaits respondentu.

Piedāvāt balvu par aizpildīšanu

Šis, neapšaubāmi, ir viens no efektīvākajiem veidiem, kā panākt, lai cilvēki uzklikšķina uz saites un aptauju aizpilda. Kā balvu par aptaujas aizpildīšanu var piedāvāt atlaides precēm vai pakalpojumiem, iespēju iepazīties ar aptaujas rezultātiem vai pētījumu, iespēju regulāri pirmajam saņemt informāciju par jaunākajiem produktiem un pakalpojumiem, atlaidēm un akcijām, biedra statusu. Arī loterija, kurā iespējams piedalīties, aizpildot aptauju, var ievērojami paaustināt respondentu atsaucību. Solījums veikt nelielu ziedojumu par katru saņemto anketu var ne tikai palīdzēt iegūt nepieciešamo informāciju, bet arī iepriecināt vēl kādu.

Saņemt atļauju e-pastu sūtīšanai

Lai gan tas vien, ka cilvēks ir piekritis saņemt no Jums ziņojumus, negarantē, ka aptauja obligāti tiks aizpildīta, varbūtība, ka tā notiks, paaugstinās. Šajā gadījumā var puslīdz droši uzskatīt, ka vēstule uzreiz netiks iemesta atkritumu urnā. Lai garantētu to, ka ziņojums no Jums vienmēr nonāk adresāta ienākošajā pastā un nevis mēstulēs, palūdziet, lai Jūsu adresi iekļauj kontaktu sarakstā.

Nosūtīt atgādinājumu

Statistika liecina, ka lielākā daļa respondentu anketu aizpilda uzreiz pēc saņemšanas. Taču, ja redzams, ka nedēļu pēc nosūtīšanas, aizpildīto anketu skaits joprojām ir neliels, varat izsūtīt atgādinājumu. Taču ar atgādinājumu sūtīšanu nevajadzētu aizrauties un izsūtīt to vairāk kā vienu, maksimums divas reizes, pretējā gadījumā, pastāv lielas iespējas, ka Jūsu ziņojumi tiks atzīmēti kā mēstules.

Pievērst uzmanību ziņojuma nosaukumam ('subject' laukam)

Ziņojuma nosaukums ir ļoti svarīgs. Tam četros, piecos vārdos ir jāpasaka galvenais par to, kas ziņojumā iekļauts un kādu labumu lasītājs iegūs no ziņojuma atvēršanas. Mērķis ir pēc iespējas ātrāk nodot galveno ziņojumu. Ļoti vēlams, lai nosaukuma lauks būtu personalizēts. Eksperti iesaka to veidot, sākumā iekļaujot respondenta vārdu, tālak, svarīguma secībā, norādot būtiskāko informāciju. Ar lielo burtu izmantošanu gan nevajadzētu aizrauties, jo šādus ziņojumus, visticamāk, aizturēs mēstuļu filtrs.

Parūpēties, lai ziņojums netiktu marķēts kā mēstule

Lai ziņojums nenonāktu pie mēstulēm, jāizvairās no lielo burtu izmantošanas vēstules priekšmeta laukā, nevjadzīgiem simboliem un noteiktām frāzēm. (piem., "Bezmaksas")

Informēt respondentus par konfidencialitāti / anonimitāti

Ja aptaujas rezultāti būs konfidenciāli un/vai anonīmi, dariet to respondentiem zināmu. Ja respondenti zinās, ka to sniegtās atbildes ir anonīmas, pastāv daudz lielāka iespēja, ka norādītā informācija būs patiesa un precīza.

Informēt respondentus par to kas, kāpēc un kā

Paskaidrojiet respondentiem to, kas aptaujā tiek vaicāts, kāpēc tas tiek vaicāts, kurš varēs aplūkot rezultātus un kā tie tiks izmantoti. Norādiet to, kādu labumu no aptaujas aizpildīšanas gūs respondenti. Jo labāk respondenti sapratīs to, kas aptauju sūta, kas tajā vaicāts, kāpēc tas tiek vaicāts, un ko sniegtās atbildes izmainīs, jo lielāka iespēja, ka aptauja tiks aizpildīta.

Regulāri atjaunojiet kontaktu sarakstu

Parūpējieties, ka Jūsu kontaktu sarakstā ir ietverti tikai derīgi e-pasti un centieties sarakstu atjaunot. Izdzēsiet no saraksta tās e-pasta adreses, uz kurām pēc ziņojuma nosūtīšanas tiek atsūtīts paziņojums, ka adrese nav pieejama. Ja iespējams, lūdziet, klientus, sadarbības parterus un citus adresātus, ik pēc noteikta laika pārskatīt un apstiprināt norādīto e-pasta adresi.

Ieteikumi un idejas aptauju veidošanai(0)

Didzis Sprūds | ceturtdiena, 2008. gada 3. jūlijs

Kā izveidot un vadīt aptauju Internetā?

Internets arvien straujāk kļūst par galveno vidi, kurā tiek veiktas aptaujas. Interneta aptauju priekšrocības ir acīmredzamas - tūlītēja pieeja rezultātiem, datu precizitāte, zemas izmaksas, iespēja ziņojumus pielāgot dažādām mērķauditorijām. Taču, lai iegūtu pielietojamus, precīzus un uzticamus datus, tā pat kā veidojot tradicionālās aptaujas, arī veidojot Interneta aptaujas, ir jāievēro vairāki noteikumi.

Aptaujas plānošana

Pirms aptaujas veidošanas, ir skaidri jādefinē tas, ko ar aptaujas palīdzību ir iecerēts noskaidrot un kā šī iegūtā informācija tiks analizēta un izmantota. Neskaidrs aptaujas mērķis noved pie nepamatoti apjomīgām aptaujām un neskaidriem rezultātiem. Jo detalizitētāks būs aptaujas mērķis, jo vieglāk būs iegūt izmantojamas atbildes. Aptaujā būtu jācenšas ietvert tikai tos jautājumus, kuri ir nepieciešami lēmumu pieņemšanai.

Internets var tikt izmantots kā kanāls, lai iegūtu informāciju no dažādām mērķagrupām - piegādātājiem, klientiem, darbiniekiem, vadītājiem, citu uzņēmumu pārstāvjiem, interešu grupām utt. Ja, veicot darbinieku aptauju, respondentu loks, kuram aptauja tiks sūtīta, ir zināms, veicot aptauju par jaunu produktu, svarīgi ir izvēlēties aptaujāt tos respondentus, kuri atspoguļos mērķa grupas attieksmes un uzskatus. Lai aptaujas veikšana neaizkavētos, izveidot kontaktu sarakstu (savākt nepieciešamās e-pasta adreses) ietiecams savākt jau pašā sākumā.

Jautājumu un atbilžu veidošana

Aptaujas anketu jācenšas veidot pēc iespējas īsāku un jautājumus - pēc iespējas vienkāršākus. (jautājumiem jābūt tik pat vienkāršiem, cik vienkārši tiktu izmantoti sarunas laikā). Jācenšas, lai visi uzdotos jautājumus saprastu vienādi. Nedrīkst pieņemt, ka visiem būs vienāda izpratne un zināšanas par konkrēto jomu. Ja nepieciešams izmantot specifiskus terminus, tos iespējams paskaidrot anketas ievadā. Noderīgs var izrādīties ieteikums sākt aptauju ar jautājumiem, kuri respondentam varētu šķist interesanti. Sarežģītākos un  "draudīgākos" jautājumus būtu labāk uzdod anketas vidusdaļā.

Tas, kas tiek vaicāts iepriekš, var atstāt ietekmi uz turpmāko jautājumu atbildēm. Jautājumus aptaujā būtu jācenšas iekļaut loģiskā kārtībā - sākumā uzdod vispārīgus jautājumus, tad pāriet pie specifiskākiem, beigās pavaicājot demogrāfijas datus.

Veidojot jautājumus, jācenšas izvairīties no nosliecēm un respondentu uzvedinšanas atbildēt noteiktu atbildi. Par piemēru, var izmantot tādas jautājumu ievadfrāzes kā "Ko Jūs domājat par..."; "Cik labs vai slikts Jūsuprāt...", "Kāda ir Jūsu attieksme pret", taču nebūtu pareizi vaicāt "Cik labs Jūsuprāt..." vai "Cik svarīgs Jums ir...". Tā pat būtu jāizvairās no jautājumiem, kuros ietverts divkāršs noliegums.

Ļoti svarīgi ir ievērot, lai piedāvātie atbilžu varianti būtu izsmeļoši. (gadījumā, ja atbildes nav iespējams piedāvāt izsmeļošas, kā pēdējais atbilžu variants jāpievieno "cita atbilde" un jādod iespēja respondentam šo atbildi ierakstīt.) Tomēr, ja iespējams, no atvērtiem jautājumiem būtu jācenšas izvairīties, jo iegūtās atbildes būs grūtāk analizēt. Tāpat jāpievērš uzmanība atbilžu variantiem, kuros norādīts laiks, vecums, garums utt. Par piemēru, atbildei "no 18-21" jāseko atbildei "no 22 līdz 28" un nevis "no 21-28".

Jautājumiem ir jābūt precīziem. Jāatceras, ka tādi vārdi kā "bieži", "reti", "regulāri", "neregulāri" ir relatīvi.

Īpaša piesardzība ir nepieciešama, ja pēc tam, kad respondents ir atbildējis "nē", nākošajā jautājumā tiek vaicāts "kāpēc". Lai gan atbildes uz šādiem jautājumiem var sniegt nozīmīgu informāciju, bieži uzdodot šādu jautājumu, pastāv iespēja, ka respondenti atbildēs "jā" tikai tāpēc, lai nebūtu jāpamato to, kāpēc ir atbildējuši "nē". Atbilžu variantus "nezinu" vai "informācija nav pieejama" jācenšas izmantot tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams. Pretējā gadījumā, liels skaits respondentu izvēlēsies vienu no šiem variantiem, jo tas prasa mazāku piepūli.

Jāievēro, ka katram jautājuma tipam nepieciešams izmantot savu izvēlnes veidu. Ja tiek sniegta iespēja izvēlēties vienu atbildi no vairākām, jāizmanto izvēles lauks, ja tiek sniegta iespēja izvēlēties vairākas atbildes uz vienu jautājumu, jāizmanto izvēles rūtiņu lauks. Ja tiek uzdots atvērts jautājums, jāizmanto teksta lauks.

Par skalām. Izmantojot atbilžu skalas, jāievēro, lai gan pozitīvie, gan negatīvie atbilžu varianti būtu vienādā skaitā. Pie tam - skalu nobeiguma atbildēm ir jābūt vienadi pozitīvām / negatīvām. Par piemēru, vai izmantot skalu no "ļoti labi" līdz "ļoti slikti", taču nedrīkstētu izmanto skalu no "ļoti labi" līdz "slikti". Tā pat jāatceras, ka drīkst izmantot tikai skalas, ar kurā tiek merīts viens parametrs. Proti, 5 punktu skalai no "ļoti labi" līdz "ļoti slikti" viduspunktam ir jābūt "ne labi, ne slikti", nevis, piemēram, "apmierinoši" vai "vidēji". Veidojot skalas, ir jādomā uz priekšu - kuri jautājumi savstarpēji tiks salīzināti - un atbilstoši vienādas arī jāveido šo jautājumu atbilžu skalas.

Aptaujas noformēšana un izsūtīšana

Nosūtītajām aptaujām ir jāizskatās profesionāli. Tas nozīmē, ka īpaša uzmanība ir jāpievērš aptaujas noformēšanai un gramatikai. Daudzi aptauju veidošanas rīki piedāvā iespēju noformēt aptauju, izmantojot Jūsu uzņēmuma korporatīvās krāsas un logo.

Arī e-pasta ziņojumam un tā priekšmeta rindai (subject) ir jābūt pārdomātai. Ja iespējams, personalizējiet katru e-pastu. Tas ievērojami palielinās respondentu atsaucību.

Aptaujas ievadā noteikti izskaidrojiet respondentiem aptaujas mērķi, to, vai aptauja būs konfidecnciāla vai anonīma, norādiet kontaktinformāciju pie kā vērsties, ja ir jautājumi vai neskaidrības. Aptaujas nobeigumā neaizmirstiet pateikties respondentiem par atvēlēto laiku.

Pirms aptaujas izsūtīšanas respondentiem, noteikti izsūtiet aptauju saviem kolēģiem un palūdziet to komentārus. Ja nepieciešams, izlabojiet vai izmainiet aptauju.

Rezultāti apkopošana un analīze

Viens no galvenajiem ieguvumiem, izmantojot interneta aptauju rīku - atbildes nav nepieciešams pārrakstīt - tās automātiski tiek saglabātas datubāzē, kā rezultātā iespējams ietaupīt līdzekļus, kas būtu nepieciešami manuālai datu ievadei. Tā kā atbildes nav nepieciešams pārrakstīt, paaugstinās arī datu kvalitāte, jo iespējams izvairīties no kļūdām, kas var rasties, datus pārrakstot ar roku.

Daudzi aptauju veidošanas un vadības rīki piedāvā iespēju saņemtās atbildes grupēt, šķirot un rezultātus aplūkot gan tabulā, gan grafikos.

Rezultātu prezentēšana

Izmantojot interneta aptauju rīku, ar aptaujas rezultātiem iespējams iepazīstināt gan uzņēmuma vadību, gan aptaujas respondentus. Ja aptauja tika veikta, izsūtot aptaujas saiti, uz e-pastu, šis pats komunikācijas kanāls var tikt izmantots, lai nosūtītu saiti arī uz aptaujas rezultātiem. Taču protams, ja vien šāda iespēja ir ietverta aptauju veidošanas rīkā, rezultātus iespējams eksportēt uz Excel, grafikus saglabāt kā attēlus un to visu ievietot Jūsu mājaslapā, dokumentos vai prezentācijās.

Aptauju akadēmija

e-formas.lv: Aptaujas un formas Internetā! Bezmaksas anketas izveide, anketēšana, pētījumi.

atsauksmes